Dokumentenmanagement-System - Privat DMS in der Cloud

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) für private Personen. Günstig aber leistungsstark in der Cloud von überall, ohne Installation.

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Martin Thrömer

Ingolstadt, Deutschland

Ich habe von 9/2003 bis 01/2007 eine Ausbildung zum Kommunikationselektroniker in der Fachrichtung Informationstechnik gemacht. Anschließend... Weiterlesen

Story

Was ist ein DMS?

Ein DMS (Dokumentenmanagement-System) ist eine Software, die dir dabei hilft, deine Dokumente zu digitalisieren, organisieren und zu verwalten. Anstatt Dokumente in verschiedene Dateien auf deinem Computer oder in Papierform aufzubewahren, hast du sie alle strukturiert an einem Ort und kannst jederzeit einfach und überall neue hinzufügen und darauf zugreifen.

Das DMS ermöglicht es dir, deine Dokumente nach Kategorien zu sortieren, sie nach Worten oder Zahlenfolgen zu durchsuchen und sie bei Bedarf zu bearbeiten oder zu teilen. Es hilft dir, den Überblick über deine wichtigen Unterlagen wie Verträge, Rechnungen, Versicherungsdokumente und andere persönliche Aufzeichnungen zu behalten. Dokumentenmanagement ohne Papier, Stapel oder Aktenordner.

DMS werden in der Regel für Unternehmen entwickelt und eingesetzt. Das macht die Verwendung oft teuer und für Privatpersonen unrentabel. Vor allem der Einrichtungsaufwand ist enorm. Cloudlösungen wie Google Drive, Dropbox und Co, bieten zwar speicherplatz, jedoch keine Strukturierung oder Volltextsuchen von gescannten Dokumenten. Außerdem liegen die Dateien oft im Ausland und sind standardmäßig nicht verschlüsselt.

Das hier vorgestellte DMS funktioniert ohne installation auf jedem Gerät deiner Wahl. Unabhängig vom Betriebssystem. Du brauchst dich weder um die Installation, noch um ein Backup zu kümmern. Der Serverstandort ist in Deutschland und es wird streng auf die Einhaltung von Datenschutz geachtet. Natürlich ist die Kommunikation deines Gerätes mit der Cloud verschlüsselt. Aber nicht nur das, auch deine Dokumente werden verschlüsselt gespeichert. Außer dir, kann sie niemand lesen. Nicht einmal wir!

Features des DMS:

  • Upload von PDF- oder Bilddateien mit automatischer OCR (Texterkennung) zur späteren Indizierung und Suche im System. Die Kommunikation und selbst die Dokumente werden verschlüsselt gespeichert.
  • Anfänglich als Website und Web-Application auf dem Smartphone oder Tablet verfügbar. Später folgt eine native App für iOS und Android
  • "Anlernen" des Systems, um die Klassifizierung von Dokumenten zu automatisieren. Dadurch können Attribute mit einem Dokument verknüpft werden, um es leichter einzuordnen und später wiederzufinden.
  • "Steuerhelfer": Dokumente können während der Klassifizierung als steuerrelevant markiert werden, sodass alle steuerrelevanten Dokumente nach Klasse/Kategorie für ein bestimmtes Jahr bequem mit wenigen Klicks abgerufen werden können.
  • Automatische Archivierung für eine festgelegte Dauer. Es besteht die Möglichkeit, festzulegen, wie lange bestimmte Dokumente archiviert werden sollen. Nach Ablauf dieser Frist werden die Dokumente automatisch als "zu löschen" markiert, um Speicherplatz freizugeben und das Archiv aufzuräumen.
  • Volltextsuche: Durch serverseitige Texterkennung werden die Dokumente so weit wie möglich ausgelesen. Der Text wird zusätzlich gespeichert und kann bearbeitet werden, um Korrekturen vorzunehmen. Die Stärke eines DMS ist die Suche. Da der Sinn eines DMS das Wiederfinden ist, heißt diese Funktion auch englisch "Finder". Im Finder können Stichwörter wie ein Teil einer Versicherungsnummer eingegeben werden. Der Finder durchsucht die Daten, sortiert und filtert die relevantesten Ergebnisse.
  • 50 MB kostenlosen Speicher mit allen Funktionen. Das Ziel dieses Projektes ist es, ein DMS für die breite Masse zugänglich zu machen, einschließlich günstigem Speicherplatz. Das nächstgrößere Speicher-Upgrade von 200 MB kostet voraussichtlich etwa 0,50 € / Monat.

Hintergrund

Wie in meiner Biografie beschrieben, habe ich im Jahr 2022 einen nutzbaren Prototyp eines DMS entwickelt. Meine Frau und ich nutzen es privat für unsere Familie. Gelegentlich verbessere und erweitere ich das DMS, jedoch bleibt aufgrund von Zeitmangel das Hobby-Projektentwickeln auf der Strecke.

Aus diesem Grund plane ich, eine Kampagne zu starten und mich für einige Monate teilweise aus meiner hauptberuflichen Tätigkeit zurückzuziehen, um dieses Projekt für die breite Masse zu realisieren. Damit Unterstützer nicht auf die Fertigstellung warten müssen, werde ich regelmäßig nutzbare Vorabversionen veröffentlichen und den Unterstützern eine kostenlose Nutzung während der Entwicklungszeit ermöglichen. Auf diese Weise können alle Beteiligten aktiv Verbesserungen vorschlagen, Kritik äußern oder auch neue Funktionen einbringen. Die Unterstützer haben die Möglichkeit, die Entwicklung aktiv zu beeinflussen und das Programm nach ihren Wünschen mitzugestalten.

Da ich ein Backend-Entwickler bin, habe ich ein Budget für einen Freelancer eingeplant, der sich um ein ordentliches, aber dennoch ansprechendes Design kümmern wird. In meinem Prototyp funktioniert bereits alles, einschließlich der Web-App und des Responsive Designs. Allerdings bin ich, wie bereits erwähnt, kein Frontend-Entwickler und habe nur begrenzte Kenntnisse in Designfragen ;)

Vorerst bleibt das DMS eine Webapplikation, wie es bereits bei meinem Prototypen der Fall ist. Dennoch ist es möglich, das DMS auf dem Smartphone als "App" zu verwenden. Auf diese Weise hat man alle wichtigen Unterlagen immer dabei. Der Vorteil für den Benutzer liegt klar in der betriebssystemunabhängigen Umgebung. Die Gerätewahl ist frei und es ist keine Installation erforderlich. Besser geht es nicht. Später werden auch native Apps für iOS und Android verfügbar sein."

Wie funktioniert das Projekt/DMS?

Das DMS ist eine Webanwendung. Das bedeutet, dass der Benutzer eine "normale" Website aufruft und sich dort anmeldet. Dadurch funktioniert das DMS geräteübergreifend. Websites können auf iOS, macOS (ab Sonoma) und Android als Web-App gespeichert werden. Die Website "verhält" sich wie eine nativ installierte App auf dem Gerät.

Ein Dokument wurde mit dem Smartphone fotografiert und wird nun hochgeladen.

Alle Daten werden auf deutschen Servern gespeichert. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und sicher verschlüsselt. Sicherheit hat höchste Priorität, da es sich um sensible Daten handelt.

Benutzer können sich kostenlos registrieren und kostenlosen, unbefristeten Speicherplatz von 50 MB nutzen. Je nach Dateigröße entspricht dies etwa 50 Dokumenten. Es ist genug, um das System zu testen und sich davon begeistern zu lassen ;)

Für diejenigen, die mehr Speicherplatz benötigen, stehen Speicher-Upgrades zur Verfügung. Dabei wird nur der Speicherplatz erweitert. Es werden keine Features in der kostenlosen Version eingeschränkt. Jeder Benutzer erhält die gleichen Features und Funktionen, unabhängig von seinem Speicherpaket.

Das Beste neben der Multi-Device-Software ist, dass keine Installation auf deinen lokalen Geräten erforderlich ist. Du kannst das DMS auf so vielen Geräten mit so vielen Benutzern nutzen, wie du möchtest. Zum Beispiel kannst du einen Familienzugang erstellen und gemeinsam alle Dokumente archivieren. Dies ist bereits in der kostenlosen "50 MB"-Version möglich.

Außerdem musst du dich nicht um Backups kümmern. Das DMS übernimmt alles für dich. Es wird eine Funktion geben, mit der du deine archivierten Dateien trotzdem jederzeit herunterladen kannst.

Warum Cloud?

Endbenutzer möchten es einfach haben. Ohne Installation, Einrichtung oder Updates direkt loslegen? Mit einer webbasierten Anwendung in der Cloud ist das möglich. Der Benutzer meldet sich über die Website an und erhält sofort einen voll funktionsfähigen Account mit 50 MB Speicherplatz.

Es gibt jedoch oft Bedenken bezüglich der Sicherheit beim Thema Cloud.
Um höchste Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten, wird der gesamte Datenverkehr verschlüsselt und die Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verschlüsselt gespeichert.
Der Benutzer muss sich auch keine Sorgen um Backups machen, da das DMS alles für ihn übernimmt.

Die Cloud ermöglicht auch Standortunabhängigkeit. Ein Zugriff von überall und zu jeder Zeit ist möglich.

Roadmap

  • 1. Monat: Aufbau der Projektstruktur. Planung und Umsetzung der Benutzerpakete. Erste grafische Oberfläche mit Anmelde- und Passwortverwaltungsfunktion wird bereits vorhanden sein.
  • 2. Monat: Umsetzung der Datenbankstruktur für die Dokumente. Es wird möglich sein die ersten Dokumente hochzuladen. Es wird schon eine OCR Texterkennung stattfinden, da die API dafür von mir schon entwickelt wurde. Evtl. wird es schon möglich sein, Dokumente nachzubearbeiten und zu klassifizieren.
  • 3. Monat: Dokumente können klassifiziert und in einem Finder gesucht und angezeigt werden. Verknüpfungen für die automatischen Klassifizierungen werden vermutlich schon möglich sein. Ende des 3. Monats sollte es dann einen funktionierenden Prototyp geben, welcher fast schon auf dem Stand ist wie mein Prototyp.
  • 4. Monat: Automatisierte Klassifizierungen sollten nun möglich sein. Fehler, Kritik oder Verbesserungen der Unterstützer, werden gesammelt, sortiert und ausgewertet. Evtl. werden die ersten sogar schon umgesetzt.
  • 5. Monat: Nun ist es etwas schwieriger zu planen, da vermutlich viel Input der Unterstützer in die weitere Entwicklung mit einfließen. Funktionen sollten aber nun abgeschlossen werden und fehlerfrei funktionieren. Evtl. wird schon eine Automatik für die Archivierungsdauer implementiert. Mit dieser ist es möglich, Dokumente nach gewissen Zeiträumen automatisch zu löschen, bzw. vorzumerken.
  • 6. Monat: Das Frontend ist nun hoffentlich schon fertig und ist bereits implementiert, oder wird es nun. Fehler sollten behoben und Features fertiggestellt sein. Für neue Funktionen und ein Handbuch werden allerdings noch weitere 1-2 Monate bis zur Veröffentlichung vergehen.

Nach der Veröffentlichung wird das DMS selbstverständlich weiter verbessert. Dafür sorgt hoffentlich auch die User-schaft.

Hinweis: Die angegebenen Belohnungen mit gratis Zeiträumen bestimmter Pakete, beginnen erst mit Veröffentlichung des DMS. In der Zeit bis zur Veröffentlichung ist eine kostenlose Nutzung sowieso möglich. Vermutlich bereits in den Paketen, welche zu der Belohnung gehören.

Das Budget

Da es einen Protoypen gibt, ist die Entwicklungsdauer kürzer. Die Entwicklungskosten sind daher geringer. Allerdings plane ich trotzdem 4 - 6 Monate mich aus meiner Haupttätigkeit teilweise zurückzuziehen, also Teilzeit zu arbeiten und die restliche Zeit in die Entwicklung zu investieren. Dafür benötige ich ca. 12.000 €.

5000 € sind für die Entwicklung des Frontends vorgesehen. Dieses wird von einem externen Front-End Entwickler oder einer Agentur erstellt. Da ich Backend Entwickler bin, möchte ich ein schickes, aber funktionales Design für Mobile und Desktop einkaufen.

Der Rest des Budgets ist für Steuern und Kickstarter-Gebühren vorgesehen.

Risiken und Herausforderungen

Das Hauptrisiko besteht in unvorhergesehenen Problemen, die die Entwicklungsdauer verlängern können. Dies umfasst auch den Punkt 3, wie zum Beispiel das externe Erstellen des Frontends.

Server und Kapazitäten stellen kein Problem dar. Die Hauptsorge liegt hauptsächlich in der Zeitplanung dieses Projekts. Es besteht jedoch die Gewissheit, dass dies die Veröffentlichung maximal verzögern und nicht verhindern wird. Die Unterstützer werden jedoch stets auf dem Laufenden gehalten.

Pakete und Preise

Um ein Gefühl zu bekommen, wie die Pakete aussehen könnten, gibt es hier schon mal eine Vorab-Übersicht. Die Pakete sind noch nicht endgültig, sollten aber eher günstiger als teurer werden.

50 MB Speicher - Kostenlos
200 MB Speicher - 0,50 € / Monat
500 MB Speicher - 1,00 € / Monat
1 GB Speicher - 1,50 € / Monat
2 GB Speicher - 2,50 € / Monat
4 GB Speicher - 4,00 € / Monat
8 GB Speicher - 6,50 € / Monat
16 GB Speicher - 10,00 € / Monat

Je nach Scan-Art wird ein einseitiges Dokument ca. 1 MB haben. In der Regel ist es deutlich weniger, z.B. mit einem Dokumentenscanner sind es im Schnitt um die 0,3 - 0,4 MB pro Seite.
1000 MB sind 1 GB. In das 1 GB Paket passen also mehrere Tausend Dokumente.
Datensicherungen sind bereits inklusive. Es gibt keine versteckten Kosten.

Belohnungen

Die Belohnungen gibt es für Unterstützer. Jeder Unterstützer erhält als Gegenleistung ein Paket mit Vorteilen. Diese umfassen kostenlose Zeiträume für die Pakete oder direkt dauerhaft Speicherplatz gratis. Außerdem gibt es farbliche Hervorhebungen in der Wall of Digitalization.
Die Wall of Digitalization soll eine Art Rangliste werden, welche die Benutzer des DMS nach digitalisierten Dokumenten auflistet. Auf Wunsch auch anonym. Unterstützer erhalten die Möglichkeit, mit ihrem Namen und einem Link zu ihrer Webseite oder ihrem Profil gelistet zu werden.

Ein Belohnungssystem, welches noch ausgearbeitet wird, soll die Digitalisierer motivieren, möglichst viele Dokumente zu digitalisieren. Belohnungen können zum Beispiel kostenlose Zeiträume für die Pakete oder Rabatte sein.

1 € - Anthrazit Paket

Du bekommst das 500 MB Paket für insgesamt 3 Monate gratis (danach vermutlich 1€/Monat). Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist anthrazit.

  • 3 Monate das 500 MB Paket gratis
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in anthrazit
2 € - Weiß-Anthrazit Paket

Du bekommst das 500 MB Paket für insgesamt 6 Monate gratis (danach vermutlich 1€/Monat). Zusätzlich bekommst du dauerhaft 5% Rabatt auf alle Pakete. Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist weiß-anthrazit.

  • 6 Monate das 500 MB Paket gratis
  • Dauerhaft 5% Rabatt auf alle Pakete
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in weiß-anthrazit
4 € - Braun Paket

Du bekommst das 4 GB Paket für insgesamt 3 Monate gratis (danach vermutlich 4€/Monat). Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist braun.

  • 3 Monate das 4 GB Paket gratis
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in braun
6 € - Weiß-Braun Paket

Du bekommst das 4 GB Paket für insgesamt 6 Monate gratis (danach vermutlich 4€/Monat). Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist weiß-braun.

  • 6 Monate das 4 GB Paket gratis
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in weiß-braun
8 € - Grün Paket

Du bekommst das 4 GB Paket für insgesamt 6 Monate gratis (danach vermutlich 4€/Monat). Zusätzlich bekommst du dauerhaft 10% Rabatt auf alle Pakete. Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist grün.

  • 6 Monate das 4 GB Paket gratis
  • Dauerhaft 10% Rabatt auf alle Pakete
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in grün
10 € - Weiß-Grün Paket

Du bekommst das 16 GB Paket für insgesamt 3 Monate gratis (danach vermutlich 10€/Monat). Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist weiß-grün.

  • 3 Monate das 16 GB Paket gratis
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in weiß-grün
15 € - Türkis Paket

Du bekommst das 16 GB Paket für insgesamt 6 Monate gratis (danach vermutlich 10€/Monat). Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist türkis.

  • 6 Monate das 16 GB Paket gratis
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in türkis
20 € - Weiß-Türkis Paket

Du bekommst das 16 GB Paket für insgesamt 6 Monate gratis (danach vermutlich 10€/Monat). Zusätzlich bekommst du dauerhaft 15% Rabatt auf alle Pakete. Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist weiß-türkis.

  • 6 Monate das 16 GB Paket gratis
  • Dauerhaft 15% Rabatt auf alle Pakete
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in weiß-türkis
25 € - Blau Paket

Du bekommst das 16 GB Paket für insgesamt 9 Monate gratis (danach vermutlich 10€/Monat). Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist blau.

  • 9 Monate das 16 GB Paket gratis
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in blau
30 € - Weiß-Blau Paket

Du bekommst das 16 GB Paket für insgesamt 9 Monate gratis (danach vermutlich 10€/Monat). Zusätzlich bekommst du dauerhaft 20% Rabatt auf alle Pakete. Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist weiß-blau.

  • 9 Monate das 16 GB Paket gratis
  • Dauerhaft 20% Rabatt auf alle Pakete
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in weiß-blau
50 € - Lila Paket

Du bekommst das 16 GB Paket für insgesamt 9 Monate gratis (danach vermutlich 10€/Monat). Zusätzlich bekommst du dauerhaft 25% Rabatt auf alle Pakete. Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist lila.

  • 9 Monate das 16 GB Paket gratis
  • Dauerhaft 25% Rabatt auf alle Pakete
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in lila
100 € - Rot Paket

Du bekommst dauerhaft 1 GB Speicher gratis. Zusätzlich bekommst du dauerhaft 25% Rabatt auf alle Pakete. Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist rot.

  • dauerhaft 1 GB Speicher
  • Dauerhaft 25% Rabatt auf alle Pakete
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in rot
200 € - Weiß-Rot Paket

Du bekommst dauerhaft 2 GB Speicher gratis. Zusätzlich bekommst du dauerhaft 35% Rabatt auf alle Pakete. Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist weiß-rot.

  • dauerhaft 2 GB Speicher
  • Dauerhaft 35% Rabatt auf alle Pakete
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in weiß-rot
500 € - Orange Paket

Du bekommst dauerhaft 5 GB Speicher gratis. Zusätzlich bekommst du dauerhaft 50% Rabatt auf alle Pakete. Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist orange.

  • dauerhaft 5 GB Speicher
  • Dauerhaft 50% Rabatt auf alle Pakete
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in orange
1000 € - Gold Paket

Du bekommst dauerhaft 10 GB Speicher gratis. Zusätzlich bekommst du dauerhaft 50% Rabatt auf alle Pakete. Außerdem wirst du farblich in der Wall of Digitalization hervorgehoben. Deine Farbe ist gold.

  • dauerhaft 10 GB Speicher
  • Dauerhaft 50% Rabatt auf alle Pakete
  • Farbliche Hervorhebung in der Wall of Digitalization in gold

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